Инструкция по регистрации базы персональных данных (новая)

Приводим обновленную пошаговую инструкцию по формированию и подаче заявления на регистрацию базы персональных данных в электронной форме через веб-сайт Государственного реестра баз персональных данных.

Как сформировать заявление

1. Зайдите на сайт Госреестра https://rbpd.informjust.ua и перейдите в раздел «Створити заяву – Про реєстрацію БПД».
2. Заполните заявление на украинском языке (обязательные поля отмечены звездочками). Для корректного ввода данных не используйте фрагменты текста, скопированные из других файлов. Вводите текст вручную в поля веб-формы с помощью клавиатуры. Для разделения слов используйте клавишу «Пробел», знаки «,» «.» и тому подобное. Ни в коем случае не используйте перенос строки (клавиша «Enter»), иначе при формировании заявления сайт выдаст ошибку.
3. Введите контрольные символы внизу страницы и нажмите «Сформувати заяву».
4. Если данные введены правильно и контрольные символы указаны верно, откроется страница с сообщением об успешном формировании файла заявления.
5. Нажмите «Зберегти файл заяви» и выберите каталог на локальном диске, куда будет сохранен XML-файл заявления.

Как подписать заявление

Для системы «M.E.Doc» (начиная с версии 10.00.042):

1. Выберите команду Файл / Импорт / Заявление о регистрации базы персональных данных.
2. Укажите путь к заявлению, которое вы сохранили на локальном диске вашего компьютера (файл формата *.xml).
3. Откроется окно «Файл», по умолчанию подписи отсутствуют. Нажмите на кнопку «Подписать».
4. Откроется окно «Подпись». Последовательно наложите подпись руководителя и печать организации (при наличии).
5. Проверьте чтобы в окне «Файл» галочками были отмечены все сертификаты (они будут сохранены вместе с подписанным заявлением) и нажмите «ОК».
6. В появившемся окне «Сохранить файл» укажите путь к каталогу, в котором вы хотите сохранить подписанное заявление. Расширение файла оставьте предложенное по умолчанию (*.SIGN).
   
7. В результате в указанный каталог будут выгружены файлы заявлений и сертификаты. Имя файла заявления, подписанного руководителем организации, будет начинаться с «DIR_», а подписанного печатью (при наличии) – «STAMP_».

Для системы «Бест Звіт ПЛЮС» (начиная с версии 9.13.002):

1. Импорт заявления в модуль «Документы на подпись»:
   • Отчетность / Документы на подпись / Файлы / Документ / Добавить файл
   • Укажите путь к каталогу, где находится сохраненный вами файл заявления (файл формата *.xml)
   • После импорта файл заявления будет помещен в раздел «Файлы»
2. Подпишите файл сертификатом руководителя организации.
3. Сохраните подписанный файл:
   • Документ / Сохранить на диске…
   • Укажите путь к каталогу, в котором вы хотите сохранить подписанное руководителем заявление.
   • В этот же каталог сохраните сертификат руководителя (Эл. почта / Управление сертификатами).
4. Далее подписанный руководителем файл заявления подпишите также печатью организации (при наличии).
5. Сохраните подписанный файл:
   • Документ / Сохранить на диске…
   • Укажите путь к каталогу, в котором вы хотите сохранить подписанное печатью заявление (не сохраняйте в одном каталоге с заявлением, подписанным руководителем!)
   • В этот же каталог сохраните сертификат печати организации (Эл. почта / Управление сертификатами).

Как подать заявление

1. Зайдите на сайт Госреестра https://rbpd.informjust.ua и перейдите в раздел «Подати заяву в електронній формі».
2. Укажите путь к необходимым файлам при помощи кнопок «Обзор»:
   • Поле «Файл заяви» – укажите путь к НЕподписанному заявлению
   • Поле «Файл цифрового підпису заяви» – укажите путь к заявлению, подписанному руководителем организации
   • Поле «Файл публічного сертифіката» – укажите путь к сертификату руководителя
   • Поле «Файл цифрового підпису печатки» – укажите путь к заявлению, подписанному печатью (при наличии)
   • Поле «Файл публічного сертифіката печатки« – укажите путь к сертификату печати организации (при наличии)
3. Введите контрольные символы и нажмите кнопку «Подати заяву».
4. Если путь к файлам введен правильно и контрольные символы указаны верно, заявление в электронном виде будет зарегистрировано в базе заявлений и передано регистратору на рассмотрение.

После успешной подачи заявления на адрес электронной почты заявителя, указанный в заявлении, поступает сообщение. Оно содержит регистрационный номер заявления, а также файлы уведомления о получении заявления в форматах (.prnx) и (.pdf).

Состояние обработки заявления можно отследить по его регистрационному номеру с помощью поиска на главной странице сайта Госреестра. Состояние может быть следующее:

• «Зареєстровано» – заявление о регистрации базы персональных данных зарегистрировано в реестре и принято к рассмотрению;
• «Відмовлено» – принято решение об отказе в регистрации базы персональных данных, при этом на почтовый адрес владельца базы направляется письмо с сообщением об отказе в регистрации и указываются причины отказа;
• «Прийнято рішення про реєстрацію» – выдается Свидетельство о регистрации базы персональных данных, которое посылается на почтовый адрес владельца базы, если согласие на это указано в заявлении.