Насчет подтверждения хозяйственной операции копией товарно-транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная – единый для всех участников транспортного процесса юридический документ, предназначенный для списания товарно-материальных ценностей, учета на пути их перемещения, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы (пункт 1 Правил перевозки грузов*).

Товарно-транспортная накладная может оформляться субъектом хозяйствования без соблюдения формы, приведенной в приложении 7 к Правилам перевозки грузов, при условии наличия в ней информации о:

• названии документа;
• дате и месте его составления;
• наименовании (фамилия, имя, отчество) перевозчика и/или экспедитора, заказчика, грузоотправителя, грузополучателя;
• наименовании и количестве груза, его основные характеристики и признаки, которые дают возможность однозначно идентифицировать этот груз;
• автомобиле (марка, модель, тип, регистрационный номер), прицепе/полуприцепе (марка, модель, тип, регистрационный номер);
• пунктах погрузки и разгрузки с указанием полного адреса, должности, фамилии и подписей ответственных лиц грузоотправителя, грузополучателя, водителя и/или экспедитора (подпункт 11.1 Правил).

Согласно статьи 1 Закона Украины «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV первичный документ – документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее совершение.

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций.

Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания (пункт 1 статьи 9 Закона 996).

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь такие обязательные реквизиты:

• название документа (формы);
• дату и место составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
  должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции (пункт 2 статьи 9 Закона 996).

Таким образом, товарно-транспортная накладная относится к первичным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет, расчеты за перевозку груза и учет выполненной работы перевозчика, экспедитора и т.п.

Правила заключения договоров о перевозке грузов автомобильным транспортом, которые заключаются между перевозчиком и грузоотправителями или грузополучателями, установлены пунктом 3 Правил перевозки грузов.

Согласно подпункта 3.5 Правил перевозки грузов в договоре определяются:

• срок его действия;
• объем перевозок;
• условия перевозок (режим работы по выдаче и приему груза, обеспечение сохранности груза, выполнение погрузочно-разгрузочных работ и прочее);
• стоимость перевозок и порядок расчетов;
• порядок определения рациональных маршрутов;
• обязанности сторон;
• ответственность и т.п.

В соответствии с подпунктом 11.4 Правил перевозки грузов товарно-транспортную накладную на перевозку грузов автомобильным транспортом заказчик (грузоотправитель) должен выписывать в количестве не менее четырех экземпляров. Заказчик (грузоотправитель) заверяет все экземпляры товарно-транспортной накладной подписью и, при необходимости, печатью (штампом).

Согласно подпункта 11.6 Правил перевозки грузов первый экземпляр товарно-транспортной накладной остается у заказчика (грузоотправителя), второй – передается водителем (экспедитором) грузополучателю, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписью грузополучателя (в случае необходимости и печатью или штампом), передаются перевозчику.

В связи с тем, что нормами НКУ и Закона 996 не предусмотрена возможность составления (получения) именно копий первичных документов для подтверждения осуществления хозяйственной операции, в договоре между перевозчиком и заказчиком (грузоотправителем) может быть указано о составление дополнительного экземпляра товарно-транспортной накладной для экспедитора.

Таким образом, с учетом вышеизложенного, для подтверждения факта осуществления хозяйственной операции экспедитору недостаточно копии товарно-транспортной накладной, заверенной перевозчиком, так как копия не соответствует определению первичного документа в понимании норм действующего законодательства.

* Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні затверджені Наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 р. № 363