Электронная кассовая книга: порядок ведения и хранения
Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте Украины предприятиями определяет Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15 декабря 2004 года №637 (далее – Положение).
Пунктом 4.4 Положения определено, что предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отображение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги – «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме.
Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовой книге должны производиться до начала следующего рабочего дня (т.е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года. В случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года – их общее количество за год.
После распечатывания «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладном листе кассовой книги». «Вкладной лист кассовой книги» в течение года сохраняется кассиром отдельно за каждый месяц.
После окончания календарного года «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия – юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица). После окончания календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно Закона Украины от 16.07.1999 г. №996 «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.1998 г. №41.
В соответствии с разделом 4 вышеупомянутого Перечня установлен трехлетний срок хранения учетных регистров (главной книги, журналов, разрабатываемых таблиц и т.п.), первичных документов и приложений к ним, фиксирующих факт выполнения хозяйственных операций и являющихся основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, сообщения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты приема, сдачи и списания имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и т.д.) при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти – ревизии.
