Потеря оплаченного больничного листа. Как быть в случае проверки?

Бухгалтерия потеряла больничный лист, который был оплачен. Как при проверке доказать, что он существовал? Можно ли в больнице потребовать копию?

Согласно ст.51 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности…» от 18.01.2001 №2240 (далее – Закон) основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности. Порядок и условия выдачи, продления и учета листков нетрудоспособности, осуществление контроля за правильностью их выдачи устанавливаются специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в области здравоохранения.

Как известно, хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. Следовательно, в учете все операции должны быть надлежащим образом подтверждены документально. Основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете являются первичные документы (ст.9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 №996).

То есть листок нетрудоспособности, выданный медицинским учреждением, является первичным документом и основанием для отражения в бухгалтерском учете расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию и, соответственно, подлежит восстановлению.

Действия субъекта хозяйствования в случае потери первичной документации оговорены в п.6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. №88.

Так, в случае утраты или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов, руководитель предприятия должен письменно сообщить об этом в правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня недостающих документов и расследования причин их утраты или уничтожения. О мерах, которые необходимо предпринять в случае потери документации, также говорится в письме Государственного комитета архивов Украины от 11.03.2002 г. №01-197.

Установив причины и перечень утраченной документации, предприятие приступает к восстановлению учетных данных.

Согласно ст.51 Закона с целью совершенствования порядка выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утверждена Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан Приказом Министерства здравоохранения Украины от 13.11.2001 №455, согласно п.1.14 которой новый листок нетрудоспособности с пометкой «дубликат» выдается только на основании справки с места работы о том, что за период временной нетрудоспособности выплата пособия в связи с временной нетрудоспособностью не осуществлялась. В связи с этим от медицинского учреждения, по надлежащим образом оформленному запросу, возможно получить лишь реестр выданных документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность работников предприятия. Кроме этого, предприятие также может обратиться в свое отделение Фонда социального страхования в связи с временной нетрудоспособностью, где оно зарегистрировано как страхователь, с просьбой предоставить копии всех утраченных отчетов. При этом к заявлению следует приложить подтверждающие документы, а также акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утери.

На основании полученных копий документов предприятие восстанавливает оригиналы собственных исходных первичных документов, формирует журнал хозяйственных операций и регистры бухгалтерского учета. В конце концов, предприятие имеет возможность полностью восстановить утраченную документацию, в противном случае ему может грозить ответственность за допущенное правонарушение в соответствии с действующим законодательством.