Насчет подтверждения хозяйственной операции копией товарно-транспортной накладной
Товарно-транспортная накладная – единый для всех участников транспортного процесса юридический документ, предназначенный для списания товарно-материальных ценностей, учета на пути их перемещения, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы (пункт 1 Правил перевозки грузов*).
Товарно-транспортная накладная может оформляться субъектом хозяйствования без соблюдения формы, приведенной в приложении 7 к Правилам перевозки грузов, при условии наличия в ней информации о:
- названии документа;
- дате и месте его составления;
- наименовании (фамилия, имя, отчество) перевозчика и/или экспедитора, заказчика, грузоотправителя, грузополучателя;
- наименовании и количестве груза, его основные характеристики и признаки, которые дают возможность однозначно идентифицировать этот груз;
- автомобиле (марка, модель, тип, регистрационный номер), прицепе/полуприцепе (марка, модель, тип, регистрационный номер);
- пунктах погрузки и разгрузки с указанием полного адреса, должности, фамилии и подписей ответственных лиц грузоотправителя, грузополучателя, водителя и/или экспедитора (подпункт 11.1 Правил).
Согласно статьи 1 Закона Украины «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV первичный документ – документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее совершение.
Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций.
Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания (пункт 1 статьи 9 Закона 996).
Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь такие обязательные реквизиты:
- название документа (формы);
- дату и место составления;
- название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции (пункт 2 статьи 9 Закона 996).
Таким образом, товарно-транспортная накладная относится к первичным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет, расчеты за перевозку груза и учет выполненной работы перевозчика, экспедитора и т.п.
Правила заключения договоров о перевозке грузов автомобильным транспортом, которые заключаются между перевозчиком и грузоотправителями или грузополучателями, установлены пунктом 3 Правил перевозки грузов.
Согласно подпункта 3.5 Правил перевозки грузов в договоре определяются:
- срок его действия;
- объем перевозок;
- условия перевозок (режим работы по выдаче и приему груза, обеспечение сохранности груза, выполнение погрузочно-разгрузочных работ и прочее);
- стоимость перевозок и порядок расчетов;
- порядок определения рациональных маршрутов;
- обязанности сторон;
- ответственность и т.п.
В соответствии с подпунктом 11.4 Правил перевозки грузов товарно-транспортную накладную на перевозку грузов автомобильным транспортом заказчик (грузоотправитель) должен выписывать в количестве не менее четырех экземпляров. Заказчик (грузоотправитель) заверяет все экземпляры товарно-транспортной накладной подписью и, при необходимости, печатью (штампом).
Согласно подпункта 11.6 Правил перевозки грузов первый экземпляр товарно-транспортной накладной остается у заказчика (грузоотправителя), второй – передается водителем (экспедитором) грузополучателю, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписью грузополучателя (в случае необходимости и печатью или штампом), передаются перевозчику.
В связи с тем, что нормами НКУ и Закона 996 не предусмотрена возможность составления (получения) именно копий первичных документов для подтверждения осуществления хозяйственной операции, в договоре между перевозчиком и заказчиком (грузоотправителем) может быть указано о составление дополнительного экземпляра товарно-транспортной накладной для экспедитора.
Таким образом, с учетом вышеизложенного, для подтверждения факта осуществления хозяйственной операции экспедитору недостаточно копии товарно-транспортной накладной, заверенной перевозчиком, так как копия не соответствует определению первичного документа в понимании норм действующего законодательства.
* Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні затверджені Наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 р. № 363